自分なりの考察をまとめ、再編集。
フォルダは欠陥のあるファイル管理方法である
今まで自分が見た限りでは、PCのデータを管理するのに、無駄に深い階層のフォルダを作っている人が多い。命名規則さえ決めれば、そんなにいらない。
理由その1。分類にどうしても主従関係ができてしまう。例えば仕事のファイルを日付と内容種別で同時にフォルダ分けすることはできない。日付フォルダの中に種別フォルダか、その逆にするしかない。すると、種別で探すために日付フォルダを往復するような作業ロスが生じる。実際には地域とか担当とか、並列な関係に置きたい分類方法があるはずだから、それらを全部フォルダ分けしてしまうと、非常に複雑な階層構造になってしまう。
情報ポータルはかつてYahoo!がしていたようにリンクを階層的に分けていたが、その方法は廃れた。現在はタグを使った分類が主流なのも、こうした理由による自然な流れと言える。
理由その2。操作ミスで間違ったフォルダに入れる確率が上がる。何でもそうだが、優れた仕組みというのは、利用者が起こしうるあらゆるミスを、そもそも起こし得ないように考えられている。フォルダを多く作るほど、優れた仕組みからは離れていくのである。
理由その3。その2のような操作ミスなどが原因で、同じファイルが違ったフォルダに複数作られる確率が上がる。「前に作ったファイルはどこだったかな？」と思えるならまだいい。それすら忘れて、新規に作り、後から前の状態が見つかることも起こりうる。特に複数人数でファイルを共有していたりしたら、これは致命的な事態になりかねない。
以上の理由から、フォルダはPCのファイル管理方法として標準となっているが、人にとって必ずしもベストな手段ではないという認識を持つべきだ。理由その1で触れたように、少なくともタグを使う方が、後で目的のファイルを探す分には、勝手がいいのである。
命名規則を利用する
とは言っても、現在のOSではタグは使えないし、使えたとしても、膨大な数のファイルに１つ１つタグを付けて回るわけにも行かない。
そこで、フォルダ名の付け方を工夫して、階層を少なくし、かつ、目的のものを探しやすくする。
例えば自分の場合、書類の種類ではなく案件ごとにフォルダ分けをしているが、ひとつのフォルダ名を
H23.01【測量 】○○町 某名
のようにしている。年月、種別、町名、顧客名、この順番は絶対に守る。年月の桁数は半角英数にし、0を付けて桁数を揃える。種別も同様。測量の後にスペースがあるのは、他の種別名と文字数を揃えるため。町名も省略したりして極力文字数を揃える。顧客名の前は半角スペース。あとは揃えなくても気にしないし、必要に応じて他の内容名も付ける。
こうすれば、Windowsでは表示を「一覧」や「詳細」にしたとき
H22.11【測量 】甲賀町 某H22.12【建物表題】伊賀町 乙野
H23.03【土地分筆】柳生町 北山H23.03【分合筆 】徳川町 山田株式会社
H23.03【測量 】服部町 甲山のようになる。
見れば分かるが、目線を縦方向に動かして探せる。これが重要なのである。これなら、例えば1000個のフォルダが並んでいても、平成22年のものを探すのは一瞬である。どんな仕事でも、大まかな年月くらいは覚えているから、それだけで探す対象はかなり絞られる。その後で種別や地域で探すのも、文字数が揃っていれば、エクセルの表を見るのと同じだから、簡単なのである。
記号や括弧の利用
フォルダやファイル名を決めるときには、記号や括弧も活用しよう。例えば未承認の書類はファイル名の先頭に□、承認済みは■を付ける、などとすれば、書類名を変えなくても、その順番で並ぶ。上記一覧では種別名を【】でくくっているが、これは見やすくする為の工夫である。コミュニティサイトでも、強調したいキーワードは良くこの括弧でくくられている。多くの利用者の間で自然に浸透している仕組みには、それなりの理由がある。
進行中案件と過去案件
あとは、進行中と完了の案件を分けておくくらいでいい。案件が並んでいるフォルダの中に、「過去の案件…」というフォルダを作っておく。他のフォルダは全て半角英数の年月で始まっているから、このフォルダは必ず最後に来る。新規案件がくればフォルダを作り、案件が終わったらそのフォルダを「過去の案件…」に放り込む。そうすれば、過去の案件を探す時、「過去の案件…」フォルダ内の１階層を探すだけでいい。検索を使う場合でも、名前が決まっているから、キーワードが決めやすい。
バージョン管理
フォルダ管理とは直接関係ないが、同じファイルのバージョン違いを残しておきたい場合には、基本的には作成日か更新日で統一し、その日付をファイル名の末尾に付けるのがよいであろう。単なる数字だと、新しい番号を付ける際に、最後に付けた番号を確認しないと行けなくなる。日付なら、過去のものより新しいに決まっている。間違っても、「最新」などは使わない。
ファイルブラウザ
ところで上記のような命名規則を使う場合、ファイルやフォルダ名の表示は等幅フォントの方が良い。Windowsの設定で変更する事も出来るが、ファイルブラウズのためのフリーウェアを利用するのも手だ。自分の場合は「TabFolder」というソフトを利用している。表示設定を変更し、フォントは等幅、表示形式はリスト、画面を２分割し、片方は案件一覧、もう片方はひな形一覧を表示するようにしている。新規案件が出来たら案件フォルダにフォルダを作成し、その中に、ひな形一覧から必要ファイルを引っ張って来てコピーするのである。
分けること自体が目的にならないよう
以上が自身の仕事で使っているファイルの管理方法。
でもあくまでこれは一例であるし、自身においても、しばしば例外的な命名をする事もある。
大事なのは「後で見たときにわかりやすいこと」であって、命名規則のために分かりづらいフォルダ名になったりしていては本末転倒なのである。
